Sicherheits-Vorlagen für kleine Betriebe

Eine KI-Nutzungsrichtlinie zum Anpassen, ein Merkblatt mit 10-Minuten-Einführung für Ihr Team und eine Notfall-Kontaktliste. Dazu drei Aushänge zum Ausfüllen am Rechner; zum Ausdrucken gibt es sie auch gratis.

29 € inkl. USt · sechs Dateien zum Herunterladen, Kauf über Digistore24

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Was Sie davon haben

KI-Nutzung schriftlich geregelt. Die Richtlinie ist eine Word-Datei. Sie legen fest, welche KI-Tools erlaubt sind und welche Daten nie in ein KI-Tool gehören. Eine Tool-Inventur hilft herauszufinden, was im Betrieb schon genutzt wird.
Eine Anleitung für die Einführung. Das Merkblatt für die Geschäftsführung zeigt, was Sie wo eintragen, wo die Aushänge hängen sollten, und gibt Ihnen einen 10-Minuten-Ablauf für die Einführung im Team.
Wen Sie im Ernstfall anrufen. Die Notfall-Kontaktliste hält auf einer Seite fest, wer im Betrieb Verdachtsfälle annimmt und wen Sie dann anrufen, vom IT-Dienstleister über Versicherung und Bank bis zu Polizei und Datenschutz. Die Nummern tragen Sie selbst ein, am Rechner oder von Hand.
Festgehalten, wer Bescheid weiß. Richtlinie und Merkblatt enthalten je eine Tabelle, in der Ihre Beschäftigten die Kenntnisnahme unterschreiben.
Dazu: drei Aushänge, am Rechner ausfüllbar. Die Aushänge zu Phishing, Passwörtern und Erstmaßnahmen gibt es auch gratis zum Ausdrucken. Im Paket tragen Sie Meldeweg bzw. Ansprechperson am Rechner ins PDF ein und drucken auf DIN A4 aus.

Inhalt des Pakets: sechs Dateien

Datei	Was es ist
`ki-nutzungsrichtlinie.docx`	KI-Nutzungsrichtlinie als Word-Datei mit Tool-Inventur, Unterschrift der Geschäftsführung und Tabelle zur Kenntnisnahme
`merkblatt-geschaeftsfuehrung.docx`	Merkblatt für die Geschäftsführung mit 10-Minuten-Ablauf, Checkliste und Tabelle zur Kenntnisnahme
`notfall-kontaktliste-ausfuellbar.pdf`	Notfall-Kontaktliste DIN A4: wer Verdachtsfälle annimmt, wen Sie im Ernstfall anrufen, Datum der letzten Prüfung; am Rechner ausfüllbar
`aushang-phishing-ausfuellbar.pdf`	Aushang DIN A4: 6 Warnsignale für gefährliche E-Mails, Feld für Ihren Meldeweg
`aushang-erstmassnahmen-ausfuellbar.pdf`	Aushang DIN A4: 5 Schritte, wenn jemand geklickt hat oder etwas falsch wirkt, Feld für Ihren Meldeweg
`aushang-passwoerter-ausfuellbar.pdf`	Aushang DIN A4: 6 Regeln für Passwörter und Konten, Feld für Ihre Ansprechperson

Vorschau: erste Seiten der sechs Dateien im Paket

Gut zu wissen: Die Aushänge und die Notfall-Kontaktliste sind fest gestaltete PDFs. Ausfüllbar sind nur die Felder für Ihre Angaben; Text, Farben und Logo lassen sich dort nicht ändern. Die PDFs haben eine Kopfzeile mit dem Cyber-Aspis-Logo, ein eigenes Logo ist nicht möglich. Frei bearbeitbar sind die beiden Word-Dateien.

Alle Dateien haben den Stand 10/2026. Die Rechtsbezüge in Richtlinie und Merkblatt beziehen sich auf deutsches und EU-Recht. In Österreich gelten andere Regeln zum Betriebsrat, in der Schweiz zusätzlich ein eigenes Datenschutzrecht.

Für wen es nicht passt

Wenn Sie eine Rechtsberatung suchen. Die Vorlagen sind Muster und ersetzen keine Prüfung Ihres Einzelfalls.
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Technik sicher ist. Die Vorlagen regeln das Verhalten im Team, Rechner und Datensicherung prüfen sie nicht.
Wenn Sie ein Managementsystem für Informationssicherheit aufbauen oder eine Zertifizierung anstreben. Dafür brauchen Sie deutlich mehr als diese sechs Dateien.
Wenn Sie als IT-Dienstleister die Vorlagen an Ihre Kunden weitergeben wollen.

Die Aushänge gibt es auch kostenlos

Die drei Aushänge stehen als PDF frei unter cyber-aspis.de/lernen/ zum Herunterladen. Dort tragen Sie Meldeweg bzw. Ansprechperson von Hand ein. Das Paket bietet darüber hinaus:

die KI-Nutzungsrichtlinie als bearbeitbare Word-Datei mit Tool-Inventur
das Merkblatt für die Geschäftsführung mit 10-Minuten-Ablauf und Prüfrhythmus
die Notfall-Kontaktliste, am Rechner ausfüllbar
die Tabellen zur Kenntnisnahme in Richtlinie und Merkblatt
dieselben drei Aushänge mit einem Feld, in das Sie Meldeweg bzw. Ansprechperson am Rechner eintragen, ohne Werbezeile in der Fußzeile (Kopf- und Fußzeile nennen Cyber Aspis als Herausgeber, kein eigenes Logo möglich)

Vorschau: Aushang Phishing erkennen, kostenlose Fassung

Vorschau: Aushang Sichere Passwörter, kostenlose Fassung

Vorschau: Aushang Erstmaßnahmen bei einem Sicherheitsvorfall, kostenlose Fassung

Preis

29 € inkl. USt

Gedacht für den Einsatz im eigenen Betrieb: ausdrucken, aushängen und an Ihre Beschäftigten weitergeben. Bitte verkaufen Sie die Vorlagen nicht weiter und geben Sie sie nicht an andere Betriebe weiter.

Download direkt nach Zahlungseingang; Sie können die Dateien innerhalb von 3 Monaten ab Zahlung bis zu fünfmal herunterladen, speichern Sie sie gleich. Kauf, Zahlung und Rechnung laufen über Digistore24.

Vertragspartner beim Kauf ist Digistore24. Rückgabefrist: 14 Tage ab Kauf, für Verbraucher und Unternehmen. Es gelten die Bedingungen von Digistore24 und die im Bestellformular verlinkte Widerrufsbelehrung.

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Häufige Fragen

Ersetzt das Paket eine Rechtsberatung?

Nein. Die Vorlagen sind allgemeine Muster und Arbeitshilfen. Ob sie zu Ihrem Betrieb passen und ob Sie weitere Pflichten haben, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin bzw. einem Anwalt.

Kann ich die Vorlagen anpassen?

Die KI-Nutzungsrichtlinie und das Merkblatt sind Word-Dateien, die Sie frei ändern können. Die Aushänge und die Notfall-Kontaktliste sind fest gestaltete PDFs; ausfüllbar sind nur die Felder für Ihre Angaben.

Welches Programm brauche ich?

Für die Aushänge und die Notfall-Kontaktliste ein PDF-Programm, in dem Sie Formularfelder ausfüllen können. Für Richtlinie und Merkblatt Microsoft Word oder ein anderes Programm, das Word-Dateien öffnet, zum Beispiel LibreOffice.

Muss mein Betrieb eine KI-Richtlinie haben?

Nein, die KI-Verordnung schreibt keine schriftliche Richtlinie vor. Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit 02.02.2025; seit dem 27.07.2026 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt er von Betrieben, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten. Eine Richtlinie mit kurzer Einweisung ist eine Möglichkeit, solche Maßnahmen umzusetzen und festzuhalten.

Bekomme ich Aktualisierungen?

Alle Dateien haben den Stand 10/2026. Eine Zusage für spätere Aktualisierungen gibt es nicht.

Helfen Sie mir beim Ausfüllen?

Rechtliche Fragen zu Ihrem Einzelfall beantwortet Cyber Aspis nicht. Wenn Sie wissen möchten, wie es um die IT-Sicherheit Ihres Betriebs steht, können Sie eine Prüfung gesondert anfragen: Zum Kontaktformular.

Technische Probleme mit den Dateien, etwa wenn sich ein Formularfeld nicht ausfüllen lässt, melden Sie bitte an kontakt@cyber-aspis.de.